CHUYÊN ĐỀ : HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU XÂY LẮP
1. Một số khái niệm cơ bản nhà thầu cần biết
Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp
dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để
ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư
có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh
tế. Hệ thống đấu thầu quốc gia tại địa chỉ: http://muasamcong.mpi.gov.vn/ bao trùm tất
cả các gói thầu thuộc nguồn vốn nhà nước và vốn khác (Vốn vay ưu đãi, vốn tư nhân,
vốn doanh nghiệp ngoài nhà nước...)
Cuộc đấu thầu giữa Bên mời thầu và các nhà thầu, trên cơ sở hồ sơ mời thầu/hồ sơ
yêu cầu do bên mời thầu phát hành, các nhà thầu phải chuẩn bị hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề
xuất để có thể nộp thầu. Một cuộc đấu thầu thành công với nhà thầu là có kết quả trúng
thầu, để đạt được điều đó việc đầu tiên cần thiết là phải chuẩn bị hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề
xuất bao gồm các yếu tố hành chính, năng lực, kinh nghệm, giải pháp công nghệ, kỹ
thuật và giá dự thầu cạnh tranh. Chính vì lẽ đó việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu để tham dự
thầu là rất quan trọng, ảnh hưởng tiên quyết đến kết quả được chọn hay không.
2. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu thế nào?
2.1. Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và Chỉ dẫn kỹ thuật, bản vẽ kỹ thuật
Việc đọc để chúng ta nắm rõ được công nghệ thi công mà chủ đầu tư đề ra, phải
năm chắc ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT mà hồ sơ mời thầu đề ra, thiếu 1 trong các điều
kiện này thì HỒ SƠ DỰ THẦU sẽ bị loại ngay lập tức.
2.2. Các thủ tục về hành chính
Phần này chúng ta cần cung cấp các thông tin về doanh nghiệp:
+ Đăng ký kinh doanh
+ Báo cáo tài chính các năm gần nhất, nếu có báo cáo đã kiểm toán là tốt nhất,
không có thì cung cấp các giấy tờ khác tương đương.
+ Các giấy phép (nếu có), chứng chỉ năng lực hoạt động (thường là các gói thầu
xây lắp, tư vấn)
+ Các chứng nhận (ví dụ ISO...)
http://xaydungkiwi.com/tu-van-chung-chi-hanh-nghe-.html
2.3. Các yêu cầu quan trọng bắt buộc về thủ tục đấu thầu:
Phần này chúng ta cần phải đọc kỹ Bảng dữ liệu đấu thầu (Thường là Chương II
Hồ sơ mời thầu), trong đó lưu ý:
+ Tên gói thầu, tên bên mời thầu, tên dự án: Các nội dung này cần nhớ chính xác
để không có những nhầm lẫn đáng tiếc.
+ Bảo đảm/bảo lãnh dự thầu: Yêu cầu về số tiền bảo đảm đảm, thời hạn bảo đảm
dự thầu, quy định cụ thể đặc biệt (nếu có).
+ Thời gian đóng thầu, mở thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu (lưu ý thời
gian này có liên hệ mật thiết với thời gian bảo lãnh dự thầu).
+ Thời gian thực hiện hợp đồng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, có thể hồ sơ nêu rõ,
có thể hồ sơ để ở mức điểm, khi đó cần đọc ở Chương III - Tiêu chuẩn đánh giá, hoặc ở
Chương VII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng.
2.4. Các yêu cầu hợp lệ khác:
+ Ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền thì cần có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo.
+ Liên danh: Trong trường hợp liên danh thì các bên cần có thỏa thuận liên danh
được các bên ký, đóng dấu gửi kèm theo.
+ Chứng chỉ năng lực: Thông thường là chứng chỉ năng lực hoạt động tương ứng
với cấp công trình và loại công trình mà bên mời thầu đang mời thầu.
2.5. Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm cụ thể:
+ Phần này chúng ta tìm hiểu tại Chương III, theo đó lưu ý:
+ Năng lực tài chính trong những năm gần đây, thường là 03-05 năm, điều này
đồng nghĩa với số năm hoat động của doanh nghiệp bạn cũng phải tương ứng. Đọc kỹ
yêu cầu về DOANH THU, lợi nhuận thì chắc chắn > 0, do đó khi lập báo cáo tài chính
hàng năm chúng ta lưu ý kế toán bằng mọi cách không để lỗ. Chuẩn bị báo cáo tài chính
được kiểm toán hoặc các giấy tờ khác tương đương
+ Yêu cầu về nguồn lực tài chính để thực hiện hợp đồng, cách làm thông thường
hiện nay là sử dụng một thư cam kết cấp tín dụng của ngân hàng phát hành cho nhà
thầu, mức cam kết cao hơn yêu cầu trong hồ sơ mời thầu là đạt yêu cầu.
+ Kinh nghiệm về thực hiện hợp đồng tương tự, đây là nội dung rất quan trọng và
cần đọc kỹ. ( tôi sẽ hướng dẫn sau)
+ Năng lực và kinh nghiệm nhân sự chủ chốt: Phần này chúng ta cần lưu ý hồ sơ
mời thầu yêu cầu như thế nào thì cần kê khai nhân sự đáp ứng đúng hoặc hơn như vậy,
đặc biệt lưu ý đến các nhân sự kê khai phải thực hiện tham gia các công việc tương tự
gói thầu đang xét để tránh mất thời gian làm rõ hồ sơ rồi đôi khi lại thành bất lợi.
+ Năng lực về thiết bị thi công: Cần kê khai các thiết bị tối thiểu theo yêu cầu hồ
sơ mời thầu, nếu là tài sản của doanh nghiệp thì cần có tài liệu chứng minh (Hóa đơn
VAT, đăng ký, đăng kiểm...), nếu là tài sản huy động thì cũng cần có hợp đồng và phía
cung cấp thiết bị cũng cần có tài liệu chúng minh sở hữu.
+ Đánh giá chi tiết về phần kỹ thuật (giải pháp và phương pháp luận): Đây là phần
tốn kém "giấy mực" nhất, nghĩ thì đơn giản tuy nhiên rất nhiều nhà thầu bị loại ở bước
này, một là do làm ẩu thường lấy của hồ sơ trước rồi bê nguyên copy sang hồ sơ đang
chuẩn bị hoặc là copy chỗ này một đoạn, chỗ kia một đoạn. Nội dung này cần phải đọc
kỹ và lưu ý nhưng bước sau:
- Đọc kỹ yêu cầu từng mục
- Đọc kỹ bản vẽ, nếu có điều kiện cần phải khảo sát hiện trường, xem điểm cấp
điện, cấp nước, thoát nước, giao thông ra vào và các vị trí dự kiến xây dựng
công trình. Tổng mặt bằng thì công cần xem xét và bố trí phù hợp với các điều
kiện khảo sát đó, bố trí không phù hợp có thể không đạt điểm hoặc đạt điểm
không đáp ứng yêu cầu tối thiểu là bị loại.
- Đối với giải pháp và phương pháp luận khi đọc yêu cầu cần bám sát vào nội
dung yêu cầu, từng câu, từng dòng hồ sơ yêu cầu viết gì thì giải pháp đưa ra
cũng phải có cho từng nội dung, nhân sự, thiết bị và tiến độ thi công cũng cần
khớp và nhịp nhàng với những đề xuất trước đó.
- Đề xuất về biện pháp thi công cần nghiên cứu kỹ đặc thù công trình, tránh
trường hợp rất nhiều nhà thầu sao chép từ công trình này sang công trình khác
dẫn đến mất điểm, bản vẽ biện pháp thi công cũng cần phải khớp với bản vẽ
công trình, tránh thói quen sao chép.
- Tiến độ thi công cần phù hợp với tiến độ đề xuất trong đơn dự thầu và các biện
pháp thi công viết trước đó.
2.6. Lập giá dự thầu
+ Để lập được giá dự thầu thì cần có bộ phận chuyên lập giá, các bước lập giá dự
thầu và những vấn đề cần lưu ý (tôi sẽ có bài viết cụ thể và viết riêng thành bài viết
sau). Chúng ta chỉ cần lưu ý khi bộ phận làm giá dự thầu thì chúng ta tổng hợp lấy bản
in, trình ký đồng thời đưa giá dự thầu vào đơn dự thầu.
+ Ở bước này thông thường các đơn vị thường chuẩn bị sẵn 01 thư giảm giá, để
đảm bảo an toàn và bí mật, thư giảm giá có thể được chuẩn bị trước, ký đóng dấu nhưng
có thể chưa vội ghi giá trị giảm giá. Người quyết định cuộc thầu sẽ là người đưa ra con
số giảm giá vào thời điểm thích hợp để đảm bảo thông tin được bí mật tới cùng.
3. Hoàn thiện hồ sơ dự thầu
+ Tiến hành in ấn toàn bộ hồ sơ, sau đó tập hợp thành 01 file (cặp hồ sơ) bản gốc,
đánh dấu vào những trang cần ký, đóng dấu để trình ký.
+ Sau khi ký xong, tiến hành đóng dấu, lưu ý đóng dấu vào từng trang hồ sơ dự
thầu (hoặc đóng dấu giáp lai), đánh số thứ tự từng trang. Như vậy là đã được 01 bản gốc
hoàn chỉnh, từ đó bạn có thể cho xuất bản (phô tô) thành các bản chụp theo số lượng mà
hồ sơ mời thầu yêu cầu.
+ Copy các dữ liệu vào 01 USB (hoặc CD), file giá nên copy file exel cho tổ
chuyên gia dễ dàng thao tác, tạo "thiện cảm hơn" khi chấm thầu.
+ Sau khi kiểm tra một lần nữa hồ sơ thì chúng ta có thể đóng thùng hồ sơ, thực
hiện niêm phong. Trong trường hợp hồ sơ phải di chuyển xa, để đảm bảo niêm phong
các bạn nên chuẩn bị thêm một số niêm phong dự phòng, trước khi nộp ta có thể tiến
hành niêm phong bổ sung.
+ Cuối cùng là đi nộp hồ sơ đúng thời điểm và địa điểm yêu cầu của hồ sơ mời
thầu.
4. Lưu ý khi làm hồ sơ dự thầu
+ Kiểm tra kỹ Hồ sơ mời thầu đã đầy đủ thông tin cho 1 bản dự thầu chính xác
chưa, nếu chưa phải ngay lập tức gửi công văn đến bên mời thầu đề nghị làm rõ hồ sơ
mời thầu.
+ Làm y nguyên không được thay đổi nội dung, hình thức của các biểu mẫu trong
hồ sơ mời thầu yêu cầu, không được làm thiếu một biểu mẫu nào mà HSMT yêu cầu
phải có. Thông thường thì một bộ hồ sơ dự thầu ( HSDT ) bao gồm những phần như :
thủ tục pháp lý: hồ sơ năng lực kinh nghiệm và các văn bản liên quan + hồ sơ năng lực
tài chính, phần thuyết minh biện pháp thi công, giá dự thầu.
+ Riêng các phần thủ tục pháp lý (ĐKKD, ĐK thuế, báo cáo tài chính…) thì có
văn bản sẵn của công ty, bạn chỉ cần ráp vào là xong, công việc của bạn là lập biện
pháp thi công và giá dự thầu. 2 công việc này là 2 công việc chủ yếu và chiếm nhiều
thời gian nhất trong quỹ thời gian phân bố cho bài thầu.
+ Khi lập BPTC, tùy vào … văn điệu của bạn mà bạn có thể viết hay, viết dài tùy ý
nhưng bạn chú ý nhé, không nên bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp kỹ
thuật thi công, dù bạn có viết hay đến mấy nhưng bạn lại thiếu những yêu cầu của hồ sơ
mời thầu thì …bài thầu của bạn cũng bị ..trượt. Tuy các bạn có khá nhiều mẫu thuyết
minh BPTC và các bạn chỉ việc …Copy & Pate, nhưng hãy lưu ý rằng mỗi công trình là
khác nhau và bạn không thể …bê nguyên si được, hãy chỉnh sửa lại nội dung cho phù
hợp với công trình/ bài thầu của mình. Tuyệt đối tránh việc làm công trình này lại bê
tên công trình khác vào.
+ Lập đơn giá dự thầu thì yêu cầu bạn phải nắm được cách làm dự toán, hiểu bản
vẽ thi công và bóc tách được khối lượng từ bản vẽ để kiểm tra, kể cả khối lượng trong
HSMT cũng thiếu chứ. Nếu khối lượng thiếu, bạn hãy làm một bản kiến nghị khối
lượng riêng và không được cộng vào với phần khối lượng mà HSDT đã đưa ra.
+ Sau khi làm xong hết các phần công việc trên, hãy hoàn chỉnh hồ sơ của mình,
bạn chớ quên kiểm tra lại một lần nữa nhé, giống như khi bạn làm bài kiểm tra vậy, hãy
kiểm tra lại trước khi mang nộp bài. Phải chú ý đến các yêu cầu về bảo mật hồ sơ trong
HSMT
xem thêm tại : https://www.youtube.com/watch?v=bPIuvGcFqXA&list=PLDQPhPVUHQqeOlhrQd82ZTOfjZbBUYoFA&index=2
