Tại thời điểm đấu thầu, hồ sơ mời thầu phải có đầy đủ các thông tin như: Ngôn ngữ chỉ đạo, chi tiết về bảo lãnh thực hiện hợp đồng, chi tiết về tạm ứng hợp đồng, ngày khởi công (bao gồm cả ngày bàn giao mặt bằng) và thời hạn thi công, thời hạn thanh toán, trách nhiệm về quản lý thi công từ phía bên giao thầu, chi tiết về thủ tục kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước, chi tiết về thưởng và phạt hợp đồng.

Trong giai đoạn đấu thầu, tất cả các nhà thầu đều được phép đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu và việc làm rõ hồ sơ phải được gửi đến tất cả các nhà thầu.

Không thực hiện việc thương thảo với nhà thầu có giá trị thấp nhất về các điểu khoản hợp đồng sau khi đóng thầu, để đảm bảo công bằng với tất cả các nhà thầu. Do vậy, tài liệu hợp đồng không được bao gồm biên bản thương thảo, điều chỉnh hay bổ sung hợp đồng, nếu có, chỉ là các biên bản làm rõ nội dung.

Mẫu hợp đồng thi công theo Thông tư 09 phải bắt buộc áp dụng đối với các công trình sử dụng nguồn vốn ngân sách và khuyến khích áp dụng đối với các công trình thuộc nguồn vốn khác.

Các điều khoản chỉ dẫn

Chỉ dẫn cũng như ý kiến của bên giao thầu về đề xuất của nhà thầu phải được quy định rõ trong mẫu hợp đồng. Khi đó, nhà thầu phải tuân thủ các chỉ dẫn của bên giao thầu và nếu các chỉ dẫn này dẫn đến các công việc bổ sung thì bên giao thầu phải thực hiện thanh toán đầy đủ.

Vấn đề quan trọng là hai bên (bên giao thầu bao gồm cả tư vấn quản lý dự án hoặc tư vấn giám sát và nhà thầu) phải thỏa thuận để đạt được thỏa thuận về bất kỳ vấn đề nào. Nếu không thể đạt được thỏa thuận trong một thời hạn nhất định thì bên giao thầu có quyền đưa ra quyết định trong một thời hạn nhất định. Trong trường hợp không có thỏa thuận và chỉ dẫn của bên giao thầu, nhà thầu phải được phép yêu cầu bên giao thầu cân nhắc lại bằng cách nộp các tài liệu minh chứng chi tiết.

Thủ tục đánh giá khi phát sinh

Theo quy định Việt Nam, khi phát sinh bất kỳ vấn đề gì cần điều chỉnh thì bên giao thầu và nhà thầu phải thảo luận và thỏa thuận về phạm vi điều chỉnh (giá và thời gian) trước khi triển khai thực hiện.

Ông Masafumi Yamauchi – Trưởng đoàn Dự án Tăng cường năng lực trong dự toán chi phí, quản lý hợp đồng, chất lượng và an toàn trong các dự án đầu tư xây dựng (CCQS) khuyến nghị, công việc phải được triển khai thực hiện đúng thời điểm và việc thỏa thuận sẽ được tiến hành song song, thủ tục điều chỉnh/thay đổi và gia hạn thời gian hoàn thành phải được đơn giản hóa. Ngay khi có chỉ dẫn của bên giao thầu và hoặc đề xuất của nhà thầu được trình, nhà thầu phải lập và trình biện pháp thi công, tiến độ (bao gồm cả gia hạn thời gian nếu cần) và đề xuất giá cùng với những chi tiết hợp lý bằng văn bản. Khi nhận được đề xuất của nhà thầu, bên giao thầu phải xem xét và trả lời chấp thuận hoặc không chấp thuận, hoặc có ý kiến khác. Nếu không đạt được thỏa thuận trong thời gian nhất định, bên giao thầu sẽ đưa ra quyết định.

Chuẩn hóa thanh toán

Quy trình thanh toán nên được quy định chi tiết, có sự linh hoạt về khối lượng công việc theo hợp đồng và giá của các công việc phát sinh. Nếu hai bên không thỏa thuận được tại thời điểm thanh toán thì khối lượng hợp đồng, giá trị khối lượng phát sinh phải được thanh toán tạm theo tính toán của bên giao thầu. Điều này sẽ giảm gánh nặng thu xếp tài chính cho nhà thầu và có thể giảm giá dự thầu vì nhà thầu giảm được chi phí tài chính.

Thủ tục kiểm tra công tác nghiệm thu

Chi tiết về thủ tục kiểm tra công tác nghiệm thu phải được công bố tại thời điểm đấu thầu, bao gồm những thông tin để có thể chuẩn bị các công việc cũng như chi phí thực hiện và đưa vào giá dự thầu: Cơ quan thực hiện, thông báo đề nghị kiểm tra (thời hạn phải gửi trước khi tiến hành kiểm tra), thời điểm kiểm tra (hoàn thành giai đoạn và hoàn thành công trình), những mục cần kiểm tra ngoài những yêu cầu theo hợp đồng.

Quy trình kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước phải được chuẩn hóa, khi đó việc kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan thứ ba nên được bỏ đi.

Đánh giá hư hỏng công trình

Hư hỏng công trình thường xuất hiện do nhiều nguyên nhân đồng thời, rất khó để đánh giá bên nào là người chịu trách nhiệm. Do đó, cần tổ chức một hội đồng các chuyên gia có tính độc lập với các bên trong hợp đồng và chủ sở hữu, có thể do người quyết định đầu tư hoặc cơ quan quản lý nhà nước thành lập. Hội đồng sẽ được triệu tập khi xảy ra các hư hỏng lớn và khó đánh giá.