Kế hoạch làm hồ sơ dự thầu

KẾ HOACH LÀM HỒ SƠ DỰ THẦU

Tải file mẫu : Tại Đây

---------------

Thứ nhất: Đọc kỹ đầu bài

Đọc kỹ đầu bài ở đây là đọc kỹ yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu, việc đọc kỹ thông thường nên có thứ tự ưu tiên chọn lọc những cái tiên quyết, then chốt để xem trước xem doanh nghiệp mình có đủ năng lực, kinh nghiệm tham gia không. Những yếu tố theo chốt thường hay nằm ở các mục:

Yêu cầu về năng lực tài chính (Số năm hoặt động có tài chính; Doanh thu)

Yêu cầu về hợp đồng tương tự với gói thầu: Phần này cần đọc, phân tích rất kỹ đặc biệt liên quan đến loại công trình, cấp công trình, tính chất tương tự của hợp đồng. Trong trường hợp chưa rõ hoặc Hồ sơ mời thầu chưa rõ ràng thì ghi chú và thực hiện ngay việc đề nghị làm rõ Hồ sơ mời thầu.

Yêu cầu về nhân sự (Đặc biệt là gói tư vấn), bằng cấp, trình độ chuyên môn và chú ý đến kinh nghiệm tham gia những công trình tương tự của nhân sự đề xuất.

Yêu cầu về đặc tính kỹ thuật hàng hóa (Gói thầu mua sắm hàng hóa). Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa có tính chất đặc biệt, đặc thù thì hay "cài thầu" ở đây nhất, do đó cần phải đọc, tra cứu kỹ các thông tin về đặc tính hàng hóa (thường ở Chương V Hồ sơ mời thầu), so sánh đối chiếu với các hàng hóa mà đơn vị mình có khả năng cung cấp. Trong trường hợp phát hiện những yếu tố bất cập (gần như chỉ có 1 loại hàng hóa có đặc tính đáp ứng trong khi nh cầu thực sự gói thầu không cần đến mức phải yêu cầu như vạy) thì cần ghi chú lại và gửi văn bản kiến nghị (Lưu ý để có kiến nghị hiệu quả cần tham khảo bài viết của chúng tôi tại đây).

Yêu cầu về thiết bị: Có thiết bị nào thuộc loại đặc thù không.

Đối với những Hồ sơ mời thầu sử dụng phương pháp chấm điểm thì cần đọc kỹ những yêu cầu với mức điểm tối thiểu.

Thứ hai: Giao cho một đầu mối công việc am hiểu đấu thầu

Việc có một người chủ trì, am hiểu về đấu thầu là rất quan trọng. Đầu mối thực hiện này sẽ có nhiệm vụ phân công công việc cho các bộ phận liên quan, nhóm công việc gồm:

Người chịu trách nhiệm về pháp lý: Tập hợp những tài liệu pháp lý của nhà thầu bao gồm giấy tờ liên quan đến công ty, năng lực hành nghề, chứng nhận mà công ty đạt được, các hợp đồng tương tự đã thực hiện, bằng cấp chứng chỉ và các giấy tờ liên quan đến các cá nhân tham gia...

Người chịu trách nhiệm về tài chính: Chuẩn bị bảo lãnh dự thầu, thư cam kết cấp tín dụng, phương án tài chính dự thầu trên cơ sở các dữ liệu Hồ sơ mời thầu đưa ra.

Người chịu trách nhiệm về kỹ thuật: Chuẩn bị các giải pháp, phương pháp luận đề xuất; Chuẩn bị bảng khối lượng dự thầu và giá dự thầu (trường hợp tài chính thực hiện giá thì cung cấp cho tài chính bảng khối lượng); Chuẩn bị các đề xuất kỹ thuật liên quan đến máy móc thiết bị (gói thầu mua sắm hàng hóa).

Trưởng phòng Thầu cần lập kế hoạch tổ chức thi công hồ sơ dự thầu có thời hạn hoàn thành cụ thể

Trong một số doanh nghiệp nhỏ thì người chuẩn bị hồ sơ dự thầu chuẩn bị luôn cả ba phần việc trên mà không có nhân sự để làm từng việc riêng rẽ. Người chủ trì sau khi tập hợp cũng cần có cách xắp xếp, trình bày hồ sơ dự thầu một cách khoa học, dễ tra cứu (thông thường nên trình bày, xắp xếp theo đúng từng nội dung yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu), lưu ý đánh số trang, ký và đóng dấu những trang cần có đại diện hợp pháp của nhà thầu.

Thứ ba: Kiểm soát lần cuối trước khi phát hành

Việc kiểm tra lại lần cuối hồ sơ trước khi phát hành là điều vô cùng quan trọng, người kiểm tra cũng rất quan trọng. Việc kiểm tra cần phải có sự hiểu biết về hồ sơ mời thầu, đặc biệt lưu ý đến những phần trọng yếu nêu tại mục 1. Người kiểm tra cũng cần có khả năng phán đoán được đối với hồ sơ của mình có thể đạt/không đạt hoặc đạt số điểm kỹ thuật khoảng bao nhiêu (nếu chấm theo thang điểm kỹ thuật), chỉ khi phán đoán được bằng cách tự chấm thì đây chính là điểm một lần nữa nhắc lại cho người kiểm soát về tính đầy đủ, hợp lý của hồ sơ.