5 “Sai Lầm Phổ Biến” là kỹ sư hồ sơ/ QA-QC CẦN PHẢI BIẾT

5 “Sai Lầm Phổ Biến” là kỹ sư hồ sơ/ QA-QC CẦN PHẢI BIẾT

Sai lầm thứ nhất #1: Chúng ta không lập danh mục hồ sơ hoàn thành công trình ngay từ khi bắt đầu giai đoạn chuẩn bị. Đây là 1 khâu vô cùng quan trọng - tấm BẢN ĐỒ NGẦM trong việc kiểm soát, tập hợp hồ sơ pháp lý, hồ sơ quản lý chất lượng để phục vụ không những thuận lợi cho thanh toán mà còn giúp chúng ta thuận lợi trong việc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng đưa vào sử dụng và kiểm tra của các cơ quan chuyên môn về hoạt động xây dựng;
Sai lầm thứ #2: Chủ quan trong việc yêu cầu quyết liệt các nhà thầu phụ cấp vật tư, vật liệu, máy móc thiết bị cung cấp các chứng chỉ CO, CQ, chứng chỉ xuất xưởng của nhà máy. Đặc biệt phần kết quả thí nghiệm là một trong những vấn đề AE làm hồ sơ sẽ ngại vì nó phải theo dõi và tập hợp rất lắt nhắt. Về phần này AE cần phải dựa trên khối lượng dự toán hợp đồng để tính sơ bộ số lượng mẫu thí nghiệm, cần đề xuất trong quy trình lấy mẫu thí nghiệm trình các bên phê duyệt để kiểm soát tần suất lấy mẫu thí nghiệm và kết quả thí nghiệm;
Sai lầm thứ #3: Không lưu trữ các thay đổi thiết kế, trong quá trình thi công không thể tránh khỏi những điều chỉnh thiết kế tại hiện trường cũng như yêu cầu của Chủ đầu tư nó sẽ rải rác trong suốt quá trình thi công. Đây là một căn cứ không thể thiếu trong việc tính khối lượng thanh toán và lập bản vẽ hoàn công. ACE cần có cặp file theo dõi riêng để lưu giữ;
Sai lầm thứ #4: Không ghi chép nhật ký thi công và ký xác nhận bởi các bên liên quan từng ngày. Việc trình ký hồ sơ các bên liên quan luôn rất khó khan, chúng ta khi nộp kế hoạch ngày cần kết hợp chép nhật ký từ hôm trước và sáng hôm sau trình ký các bên liên quan luôn. Làm đâu gọn đó để tập trung cho các việc khác, đến kỳ thanh toán hay kiểm tra của cơ quan chuyên môn là sẽ gặp rất nhiều khó khăn;
Sai lầm thứ #5: Không hoàn thiện ký biên bản nghiệm thu công việc xây dựng và sắp xếp theo danh mục đã lập ở sai lầm số #1 ngay. Thi công hiện trường đến đâu, ký hồ sơ đến đó và tập hợp cập nhật theo danh mục đã lập sẽ giúp chúng ta đến kỳ thanh toán sẽ rất thuận tiện.

Trên đây là 5 sai lầm thường gặp nhất của các kỹ sư hồ sơ thanh quyết toán, kỹ sư QA/QC mới cần phải tránh để công việc của ACE tiến triển thuận lợi.